La contratación es un proceso de compra de varios pasos para adquirir bienes, servicios u obras, de fuentes potenciales. Los beneficiarios, es este caso Vivienda, pueden utilizar sus propios procedimientos de adquisición siempre que reflejen las leyes y reglamentos estatales y locales aplicables.
De acuerdo con la Determinación Administrativa Núm. 2021-01 con fecha del 21 de mayo de 2021, suscrita por la Administradora y Oficial Principal de Adquisiciones de la Administración de Servicios Generales de Puerto Rico (ASG), los Programas CDBG-DR y CDBG-MIT administrados por el Departamento de la Vivienda están excluidos de la aplicación de la Ley 73-2019, según enmendada, también conocida como Ley de la Administración de Servicios Generales para la Centralización de las Compras del Gobierno de Puerto Rico de 2019 (Ley 73-2019).
Vivienda utiliza sus propios procedimientos de adquisición, que se ajustan a las leyes locales, estatales y federales aplicables, al mismo tiempo que mantienen los principios de la competencia plena y abierta. Dichos procedimientos están recogidos en su Manual de Adquisiciones para el Programa CDBG-DR.
Existen diferentes métodos de adquisición, que se dividen en procesos formales e informales.
PROCESOS DE ADQUISICIÓN
DEL PROGRAMA CDBG- DR
Para consultar la lista de procesos de adquisición, acceda al siguiente enlace.
PRESENTACIONES
MÉTODOS INFORMALES DE ADQUISICIÓN:
Adquisición de bienes o servicios que no superen los $10,000. No es necesaria la licitación competitiva si el precio se considera razonable.
Adquisición de bienes o servicios que van desde $10,001 y no superan $250,000. Se requieren cotizaciones de un número adecuado de fuentes cualificadas.
MÉTODOS FORMALES DE ADQUISICIÓN:
Todos los métodos formales de adquisición requieren seguir procedimientos documentados. Los métodos formales de adquisición también requieren la publicación de anuncios, a menos que el proceso sea no-competitivo.
Licitación sellada (IFB, por sus siglas en inglés):
Utilizado para la adquisición de servicios no profesionales y/o suministros que superen los $250,000. Las ofertas se solicitan públicamente
y un contrato a precio fijo (monto global o precio por unidad) se adjudica al licitador responsable cuya oferta, que cumple con todos los térmios y las condiciones materiales de la licitación, sea la de menor costo.
Solicitud de Propuestas (RFP, por sus siglas en inglés) & Solicitud de Cualificaciones (RFQ, por sus siglas en inglés):
Utilizado normalmente para contratar servicios profesionales. Permite la consideración de factores técnicos además del precio, la negociación de otros términos y condiciones del contrato, la revisión de las propuestas antes de la selección final del oferente; y la retirada de una oferta en cualquier momento hasta el momento de la adjudicación, entre otras consideraciones.
No-Competitivo:
Permitido cuando:
• Adquisición es una microcompra.
• Los artículos están disponibles de una sola fuente.
• El requerimiento público o la emergencia no permiten la demora resultante de la publicidad de una solicitud competitiva
• HUD expresamente autoriza la adquisición por propuesta no competitiva en respuesta a una solicitud escrita. O
• luego de la solicitud de varias fuentes, la competencia se determina inadecuada.
ADQUISICIONES GENERALES
Los subrecipientes se regirán por las disposiciones del 2 C.F.R. § 200.317.
-Todos los procesos de adquisición se harán de manera que ofrezcan una competencia plena y abierta.
Las adquisiciones realizadas por los Subrecipientes se llevarán a cabo de conformidad con los requisitos establecidos en 2 C.F.R. §§ 200.318 – 200.327.
El costo o precio de los bienes o servicios debe ser razonable.
Mantener normas de conducta por escrito que cubran los conflictos de interés de la organización.
Establecer acuerdos interagenciales cuando sea apropiado para promover la economía y la eficiencia.
ÓRDENES ADMINISTRATIVAS
Como parte de los esfuerzos de Vivienda para acelerar los procesos de recuperación de desastres, y con el fin de que los fondos CDBG-DR lleguen a los participantes del programa de manera oportuna y eficaz, se emitieron las Órdenes Administrativas 21-14, 21-19, 21-20 y 21-27 en marzo-abril de 2021.
Las Órdenes Administrativas eximen a todas las entidades Subrecipientes del cumplimiento del Manual de Adquisiciones del Programa CDBG-DR de Vivienda, Reglamento Núm. 9205.
No obstante, los procesos de contratación llevados a cabo por los Subrecipientes deben realizarse de acuerdo con las disposiciones establecidas en 2 C.F.R. § 200.318 a 2 C.F.R. §200.327.
Los procesos de contratación que fueron publicados antes de la fecha de las órdenes administrativas continuarán bajo los procesos establecidos en el Reglamento 9205.
REQUISITOS GENERALES
PARA TODOS LOS PROPONENTES
REQUISITOS GENERALES
PARA TODOS LOS PROPONENTES
Para que cualquier entidad pueda hacer negocios y recibir dinero del gobierno federal, es necesario tener un número de Identificador de Entidad Único (UEI, por sus siglas en inglés) y estar registrado en el Sistema de Gestión de Adjudicaciones (SAM).
– El registro en SAM es necesario para las adquisiciones superiores a $25,000 por parte de una persona y/o
entidad.
– Si usted entra en el contrato, acuerdo o acuerdo de subvención con Vivienda como persona individual y utiliza su número de seguridad social como su EIN, NO necesita registrarse en SAM.
AUTO-CERTIFICACIONES
AUTO-CERTIFICACIONES
Los Subrecipientes deberán cumplir con las normas y directrices establecidas para la adquisición de suministros, equipos, servicios, etc. para el Programa CDBG-DR de Vivienda y sus actividades. Para estos fines, y para ayudar al cumplimiento de los Subrecipientes, Vivienda ha desarrollado las siguientes herramientas. Estas autocertificaciones proporcionan a los Subrecipientes las normas reglamentarias, los procedimientos y la información adicional, con la que los Subrecipientes pueden verificar y hacer referencia al completar sus procesos
CUMPLIMIENTO CON POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
DE LOS PROCESOS DE ADQUISICIÓN
Los Subrecipientes están obligados a tener políticas y procedimientos por escrito. Este documento ayuda al Subrecipiente a identificar y asegurarse que cuenta con sus políticas y procedimientos de adquisición que se ajustan a las normas de adquisición identificadas en 2 C.F.R. §§ 200.318 a 200.327.
Para completar la Autocertificación de Procedimientos de Cumplimiento y Políticas Adquisición, siga estas instrucciones:
INSTRUCCIONES
– Imprima o descargue el formulario.
– Complete su auto-certificación en su totalidad y con cuidado.
– Utilice tinta azul o entre la información en color azul para distinguir el document original de una copia.
– Se aceptan las firmas electrónicas.
– No deje recuadros en blanco en su auto-certificación. Si la contestación correspondiente es que no, escriba “no aplica” o “N/A”.
– Una vez completada, el Subrecipiente deberá cargar el formulario completado a su Perfil en el GCP.
Una vez completados, el Subrecipiente debe enviar los formularios completos por correo electrónico a subrecipientmanagement@vivienda.pr.gov and cdbgdr-procurement@vivienda.pr.gov.
CUMPLIMIENTO EN LAS TRANSACCIONES DE LOS PROCESOS DE ADQUISICIÓN
Este documento fue creado para asegurar que el Subrecipiente haya realizado todas las transacciones de adquisición de bienes o servicios requeridos en virtud de una concesión o subvención federal de acuerdo con los requisitos establecidos en 2 C.F.R. §§ 200.318 a 200.327. Este documento debe llenarse únicamente cuando se realicen procesos de adquisición, una vez por cada proceso de adquisición.
Para completar la Autocertificación de Cumplimiento de Transacciones de Adquisición, siga estas instrucciones:
INSTRUCCIONES
– Imprima o descargue el formulario.
– Complete su auto-certificación en su totalidad y con cuidado.
– Utilice tinta azul o entre la información en color azul para distinguir el document original de una copia.
– Se aceptan las firmas electrónicas.
– No deje recuadros en blanco en su auto-certificación. Si la contestación correspondiente es que no, escriba “no aplica” o “N/A”.
– Una vez completada, el Subrecipiente deberá cargar el formulario completado a su Perfil en el GCP.
Una vez completado, adjúntelo a la factura cuando solicite el reembolso del costo de la adquisición. Si no se adjunta, se retrasará el proceso de revisión de la factura y el pago.
LIBRERÍA DE ADQUISICIONES DEL SUBRECIPIENTE:
La librería de adquisiciones de los Subrecipientes es una herramienta para que todos los Subrecipientes tengan acceso a paquetes de plantillas de procesos de adquisición creados para diferentes procesos de adquisición de bienes y/o servicios. Los paquetes que contiene son ejemplos y deben ser modificados para que se apliquen a las necesidades de cada Subrecipiente y a los casos específicos de adquisición.
¿Cómo navegar por la Librería?
Paquetes de plantillas de procesos de adquisición por Programa
