ACUERDO DE SUBRECIPIENTE
El Acuerdo del Subrecipiente (SRA, por sus siglas en inglés) es la base de las obligaciones contractuales entre Vivienda y el Subrecipiente. Aunque el acuerdo principal contiene las responsabilidades generales del Subrecipiente y Vivienda, los Subrecipientes deben consultar los Exhibits del SRA para más especificidad sobre requisitos, plazos, metas, el desglose del presupuesto, el personal y condiciones especiales del acuerdo. VER MÁS+
ACUERDO DE
SUBRECIPIENTE
Para acceder los acuerdos ejecutados como parte del Programa CDBG-DR, siga este enlace a continuación.
PLAZOS Y OBJETIVOS
DE RENDIMIENTO
Incluye todas las líneas de tiempo y metas de desempeño sobre los cuales el Subrecipiente informará mensualmente.
Se recomienda que estas metas y objetivos se incorporen en los subcontratos. Esto es lo que se informa en Portal de Cumplimiento de Subvención (GCP).
DISPOSICIONES
GENERALES DE HUD
Los términos y condiciones incluidos aquí aplican a cualquier contrato para el cual cualquier parte de los fondos se derivan de una subvención realizada por HUD.
CONDICIONES
ESPECIALES
Condiciones especiales que el Subrecipiente debe completar dentro de las fechas provistas. Estos varían de subrecipiente a subrecipiente y son el resultado de una evaluación de capacidad que se lleva a cabo previo a la ejecución de un SRA.
PORTAL DE CUMPLIMIENTO CON LA SUBVENCIÓN (GCP)
Vivienda, a través de esfuerzos de supervisión y monitoreo, se asegura que los Subrecipientes estén llevando a cabo adecuadamente las actividades, según lo acordado en la SRA.
¿QUÉ?
El GCP es la herramienta creada para que los Subrecipientes cumplan con los requisitos de informes. En el GCP, se supervisará el cumplimiento con la información sobre actividades y entregables, cambios de la línea de tiempo, equipo, adquisiciones y otras transacciones que involucren fondos de la subvención.
¿QUIÉN?
Los Subrecipientees deben identificar un POC de Administrador de Contrato. Este será el miembro del personal asignado para informar sobre los proyectos o actividades del Subrecipiente financiados bajo una SRA del Programa CDBG-DR.
El POC de Administrador de Contrato del Subrecipiente recibirá su información de inicio de sesión (nombre de usuario y contraseña) en su capacitación GCP.
¿CUÁNDO?
Los nuevos informes están disponibles el día 25 del mes que debe reportar y vencen el día 5 del mes siguiente.
¿CÓMO?
Existen varias herramientas para ayudar y guiar al Subrecipiente en el proceso de presentación de informes. Estas herramientas incluyen un manual de usuario, videos instructivos y Vivienda ofrece seminarios virtuales en vivo cada tercer martes del mes.
Módulo de Reportes para el Portal de Cumplimiento de la Subvención
Módulo de Adquisiciones y Contratos del Portal de Cumplimiento de la Subvención
Manual de GCP
Condiciones Especiales
Las condiciones especiales establecidas en el Exhibit correspondiente del SRA pueden incluir la implementación de políticas y procedimientos, estructura organizacional y esfuerzos de desarrollo de capacidades. A continuación, se ofrece información e instrucciones sobre los temas principales.
Para cualquier información adicional, comuníquese con el POC de su programa y/ o el equipo de Manejo de Subrecipientes aquí.
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
Se le requiere a los Subrecipientes que desarrollen, actualicen e implementen políticas y procedimientos de conformidad con las políticas CDBG-DR de Vivienda y las regulaciones federales y estatales.
Para asistir en el cumplimiento de este requisito, el Subrecipiente deberá completar la Lista de Cotejo y Auto-certificación de Requisitos de Políticas disponible en la sección de Mi Perfil en el GCP. Esta sección contiene las políticas, tipo lista de cotejo, que ayudan a guiar al Subrecipiente a certificar su cumplimiento con las políticas requeridas. Descarge boletín informativo.
Puede descargar una plantilla modelo para recopilar la información, previo a completarla en el GCP. Descargar Auto-certificación.
PERSONAL / ORGANIGRAMA
El Subrecipiente deberá presentar un organigrama actualizado para las oficinas y divisiones de la organización participando en la implementación y administración de los fondos otorgados por CDBG-DR, que demuestre claramente una segregación adecuada de funciones de conformidad con las Normas de Control Interno en el Gobierno Federal establecidas por la GAO, y en cumplimiento con 2 C.F.R. § 200.303. Además, el organigrama también deberá incluir el puesto, título y nombre del empleado, estableciendo claramente la segregación de funciones, incluida la división de finanzas.
Su entidad puede subir los documentos requeridos en el módulo de Mi Perfil en la sección Mis Documentos en el GCP. Descargue instrucciones de cómo llevar a cabo esta acción aquí.
DESARROLLO DE CAPACIDADES / ASISTENCIA TÉCNICA
Vivienda está comprometido a apoyar a los Subrecipientes a aumentar la capacidad de CDBG a través de la implementación de varias iniciativas, incluyendo orientaciones, adiestramientos básicos y avanzados y asistencia técnica.
Como parte de sus requisitos contractuales, todos los Subrecipientes deben completar los cursos básicos dentro del Sistema de Manejo de Aprendizaje (LMS, por sus siglas en ingles). Actualmente, el LMS utilizado por Vivienda alberga sobre 50 cursos para beneficio de los subrecipientes, incluyendo el Currículo Básico requerido como parte de su SRA.
El Currículo Básico de CDBG-DR/MIT se encuentra en el Portal de Aprendizaje Talent LMS. Su entidad deberá identificar de tres a cuatro (3-4) empleados para que completen los módulos asignados en el portal de aprendizaje. Una vez registrado el personal identificado recibirá un correo electrónico automatizado de bienvenida solicitándole que proporcione una contraseña para acceder a su cuenta. Una vez ingresen su nombre de usuario y contraseña, tendrán acceso a todos los módulos asignados.
Tenga en cuenta que todos los módulos son autoguiados y se pueden completar al ritmo de los usuarios (dentro del plazo requerido proporcionado por Vivienda, según se establece en el Acuerdo de Subrecipiente). El personal identificado podrá seleccionar el idioma de preferencia para navegar la plataforma y completar los cursos. Todos los cursos están disponibles en el idioma español e inglés. Se recomienda que al menos a una (1) persona del Área de Finanzas y/o Adquisiciones se registre en portal de aprendizaje, ya que algunos cursos incluyen información relacionada a los procesos de finanzas y adquisiciones.
Puede registrar el personal identificado de su entidad aquí.
Seminarios en línea
El subrecipiente también puede registrarse en los seminarios que se ofrecen en línea de forma recurrente. El Área de Adiestramientos del Departamento de la Vivienda ha desarrollado y está implementando un programa holístico de seminarios en línea recurrentes con el propósito de educar a las entidades sobre las responsabilidades y deberes establecidos en el contrato y/o Acuerdo de Subrecipiente.
Todos los meses se publica en la página de recursos de CDBG una lista de los seminarios en línea disponibles. Puede acceder al calendario oprimiendo AQUÍ.
Presione la foto para ver la oferta de seminarios
Asistencia Técnica
Una vez que el subrecipiente complete los cursos en línea requeridos, Vivienda ofrece oportunidades adicionales para desarrollo de capacidades. Esto podría manifestarse en la administración de un plan de estudios gradual o en la oferta de iniciativas de formación ad hoc según sea necesario.
La asistencia técnica y los talleres sirven como iniciativas para el seguimiento del desarrollo de capacidades con detalles específicos de áreas o programas que responden a necesidades identificadas. Estas iniciativas están diseñadas para trabajar áreas de oportunidad específicas, proporcionar una orientación más detallada y/o responder a preguntas sobre programas o cuestiones concretas.
El Portal de Cumplimiento de la Subvención (GCP por sus siglas en inglés) contiene el módulo de Concierge, en el cual los subrecipientes pueden presentar sus preguntas específicas sobre el Programa CDBG-DR y recibir una respuesta estandarizada.
CUMPLIMIENTO FEDERAL Y ESTÁNDARES LABORALES
La SRA entre Vivienda y el Subrecipiente requiere que el Subrecipiente siga todas las regulaciones federales aplicables en el uso de los fondos de CDBG-DR/MIT.
OBJETIVOS NACIONALES
Todas las actividades financiadas con fondos CDBG-DR deben cumplir con uno de los objetivos nacionales del Programa CDBG- DR, como se define en 24 C.F.R. § 570.208:
• beneficiar a personas de ingresos bajos y moderados (LMI, por sus siglas en inglés);
• ayuda en la prevención o eliminación de tugurios o deterioro (SB, por sus siglas en inglés); y/o
• satisfacer las necesidades de desarrollo de la comunidad que tienen una urgencia particular (UN, por sus siglas en inglés).
El Subrecipiente se asegurará de que los servicios cumplan con los objetivos nacionales aplicables de CDBG-DR y que los contratistas del Subrecipiente completen los formularios correspondientes para documentar los objetivos nacionales. Los siguientes documentos ayudan a los Subrecipientes con el cumplimiento de los Objetivos Nacionales:
REVISIONES AMBIENTALES
El proceso de revisión ambiental es un requisito para todos los proyectos asistidos por HUD para garantizar que el proyecto propuesto no tenga un impacto negativo en el medio ambiente adyacentes y que el sitio de la propiedad en sí no tendrá un efecto ambiental o de salud adverso en los usuarios finales. No todos los proyectos son sujeto a una revisión ambiental completa pero todo proyecto debe estar en cumplimiento con la Ley Nacional de Política Pública Ambienta (NEPA, por sus siglas en inglés) y otras leyes ambientales federales y estatales relacionadas.
Para acceder las evaluaciones ambientales que se han realizado bajo el Programa CDBG-DR, presione el siguiente enlace:
DAVIS-BACON Y LEYES RELACIONADAS
El Programa CDBG-DR de Vivienda y sus Subrecipientees, contratistas, subcontratistas y contratistas de los Subrecipientees están sujetos a los requisitos de la Ley Davis-Bacon y leyes relacionadas (DBRA, por sus siglas en inglés) según apliquen, que garantizan salarios justos, beneficios y el pago de horas extras a los empleados mientras trabajan en proyectos de construcción, alteración o reparación financiados por el gobierno en exceso de $2,000
Para obtener información adicional, siga este enlace a la sección de DBRA del Programa CDBG-DR.
SECCIÓN 3
El Programa CDBG-DR de Vivienda y sus Subrecipientees, contratistas, subcontratistas y contratistas de los Subrecipientees están sujetos a los requisitos de la Sección 3 de la Ley de Vivienda y Desarrollo Urbano de 1968, según enmendada, para brindar capacitación, empleo y oportunidades de contratación a personas y negocios de ingresos bajos, particularmente aquellos que reciben asistencia del gobierno para vivienda o residentes de la comunidad en la que se gasta la asistencia federal, en la mayor medida posible.
Para obtener información adicional, siga este enlace a la sección de la Sección 3 del Programa CDBG-DR.
M/WBE
Como recipiente de asistencia financiera de HUD, las regulaciones establecidas en 2 C.F.R. § 200.321 requiere que Vivienda tome las medidas necesarias para garantizar que todos los subrecipientes, contratistas, subcontratistas y/o desarrolladores financiados en su totalidad o en parte con fondos CDBG-DR aseguren que, cuando sea posible, los contratos y otras oportunidades económicas se dirijan a empresas pequeñas y minoritarias, empresas comerciales de mujeres y empresas de áreas con excedente de mano de obra.
Para obtener información adicional, siga este enlace a la sección M/WBE del programa CDBG-DR.
