FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

This page contains questions and answers on different topics related to the WCRP Program. To see the answer to a question, you may click on it or the “+” sign next to the question. If your question is not answered below, send us an e-mail at wcrp@foundationpr.org with your question.

PREGUNTAS FRECUENTES

Esta página contiene preguntas y respuestas sobre diferentes temas relacionados con el Programa WCRP. Para ver la respuesta a una pregunta, puede hacer clic en ella o en el signo "+" junto a la pregunta. Si su pregunta no se responde a continuación, envíenos un correo electrónico a wcrp@foundationpr.org con su duda.

GENERAL

GENERAL

The term “Action Plan” refers to the Puerto Rico Disaster Recovery Action Plan, as it may be amended, that outlines the use of CDBG-DR funds allocated in response to Hurricanes Irma and Maria. The Action Plan can be found at the Puerto Rico Department of Housing’s website: www.cdbg-dr.pr.gov.

Se refiere al Plan de Acción para la Recuperación ante Desastres, según enmendado, que detalla los usos que se le darán a los fondos CDBG-DR asignados a Puerto Rico en respuesta a los huracanes Irma y María. El Plan de Acción se encuentra en la página web del Departamento de la Vivienda de Puerto Rico: www.cdbg-dr.pr.gov.

CDBG-DR refers to the Community Development Block Grant-Disaster Recovery funds, which are additional funds appropriated by the United States Congress to rebuild areas affected by the hurricanes and to provide crucial seed money to start the recovery process.

CDBG-DR se refiere a los fondos de Subvención en Bloque para el Desarrollo Comunitario para la Recuperación ante Desastres (CDBG-DR, por sus siglas en inglés), que son fondos proporcionados por el Congreso de los Estados Unidos para reconstruir las áreas afectadas por los huracanes y proveer financiamiento para comenzar el proceso de recuperación.

The Program, through the Puerto Rico Department of Housing (PRDOH), will publish a Notice of Funding Availability (NOFA) so that applicants who will become subrecipients work directly with communities in Puerto Rico develop the Community Resilience Plans. All subrecipients must incur in eligible expenses and submit invoices to the Puerto Rico Department of Housing for reimbursement consideration, as evidenced by supporting documentation. Find details on eligible activities in section 3.5 of the Notice of Funding Availability (NOFA) available at: CDBG-PR.

El Programa, mediante el Departamento de la Vivienda, publicó un Aviso de Disponibilidad de Fondos (NOFA, por sus siglas en inglés) para que los solicitantes que serán subrecipientes, trabajen directamente con las comunidades de Puerto Rico en el desarrollo de Planes de Resiliencia Comunitaria. Todos los subrecipientes deberán incurrir en gastos elegibles y se someterán facturas al Departamento de la Vivienda para que sean evaluados para reembolso, según evidenciado en los documentos de apoyo. Puede ver detalles sobre actividades elegibles en la sección 3.5 del Aviso de Disponibilidad de Fondos. El mismo está disponible en CDBG-PR.

Some of the activities that are eligible for reimbursement are: Activities that are necessary and related to the creation of Community Resilience Plans (materials, promotion, personnel) • Outreach (promotion and communications) • Coordination with citizens and stakeholders • Coordination, compilation, and data analysis • Development of participation and participatory processes structures • Compilation and analysis of relevant public policies and plans • Revision of findings and drafting of reports Activities that are necessary for the management and evaluation of deliverables • Administration • Supervision, reporting, and evaluations • Invoicing and accounting • Quality control • Coordination with PRDOG You can learn more about eligible activities in the Notice of Funding Availability. Find it at CDBG-PR.

Algunas de las actividades elegibles para reembolso son: Actividades necesarias y relacionadas con la elaboración de los planes de resiliencia comunitaria (materiales, promoción, personal) • Alcance comunitario (promoción y comunicación) • Coordinación entre ciudadanos y partes interesadas • Coordinación, recopilación y análisis de datos • Desarrollo de estructura de participación y facilitación de proceso participativos • Recopilación y análisis de políticas publicas y planes relevantes • Verificación de hallazgos y redacción de informes Actividades necesarias para el manejo y evaluación de entregables • Administración • Supervisión, rendición de informes y evaluaciones • Facturación y contabilidad • Control y garantía de calidad • Coordinación con Vivienda Puede ver las actividades elegibles en el Aviso de Disponibilidad de Fondos. El mismo está disponible en CDBG-PR.

Subrecipients will receive detailed information on reimbursements before singing their Subrecipient Agreements. For the time being, the PRDOH contemplates that Subrecipients will submit monthly invoices alongside their progress or task and deliverable compliance documentation as required for each milestone (see Planning Framework and Milestone Implementation Guide).

Los subrecipientes recibirán información detallada en cuanto al reembolso antes de firmar los Acuerdos de Subrecipientes. Se contempla que los Subrecipientes sometan facturas mensualmente al entregar la documentación de progreso o cumplimiento de las tareas en cada logro.

In general terms, a subrecipient is usually an entity, not limited to non-Federal entities, that receives a subaward from a pass-through entity to distribute part of the award; but does not include an individual that is a beneficiary of such award. A subrecipient may also be a recipient of other federal awards directly from a federal awarding agency. For purposes of the WCRP Program, a subrecipient is an entity with whom PRDOH has executed a Subrecipient Agreement, or SRA, and will receive CDBG-DR funds to undertake CDBG-DR eligible activities for the WCRP Program. The SRA is the agreement between PRDOH and a WCRP Program Subrecipient that governs the relationship between both parties as well as subrecipient funding and activities.

Generalmente, subrecipiente se refiere a una entidad, pero sin limitarse a, que no sea parte del gobierno federal, que recibe una asignación de fondos de una entidad intermediaria que distribuye parte de la asignación de fondos; sin embargo, esto no incluye a un individuo que se beneficie de esa asignación. Un subrecipiente además puede recibir otras asignaciones de fondos federales directamente de una agencia federal. A fines del Programa WCRP, subrecipiente se refiere a una entidad con la que el Departamento de la Vivienda ha firmado un Acuerdo de Subrecipiente (SRA, según sus siglas en inglés) y que recibirá fondos CDBG-DR para actividades del Programa WCRP. El SRA es el acuerdo entre el Departamento de la Vivienda y un subrecipiente del Programa WCRP que rige la relación entre ambas partes, además de las actividades que realizará el subrecipiente y el financiamiento que recibirá.

FPR will work as a partner and in coordination with PRDOH for the design, development, and execution of the WCRP Program. FPR will lead in the development of resilience tools and will also implement community outreach and educational strategies for communities and subrecipients. FPR will also contribute the design and development of Planning Framework, Planning Milestones, and the Community Resilience Plan Template. PRDOH, in collaboration with FPR, will make this technical assistance available to communities and subrecipients in support of the implementation of these documents in their planning processes to complete the Community Resilience Plans. The technical assistance for subrecipients will focus in support of the development of Community Resilience Plans.

FPR trabajará en coordinación con el Departamento de la Vivienda de Puerto Rico para el diseño, desarrollo y ejecución del Programa WCRP. FPR liderará el desarrollo de herramientas de resiliencia e implementará estrategias de alcance comunitario y educación para comunidades y subrecipientes. FPR, además, contribuirá en el diseño y desarrollo del Marco de Planificación, los Logros de Planificación y la Plantilla para el Plan de Resiliencia Comunitaria (CRP). El Departamento de la Vivienda, en colaboración con FPR, tendrá disponible asistencia técnica para comunidades y subrecipientes en apoyo de la implementación de estos documentos en el proceso de planificación para completar los Planes de Resiliencia Comunitaria. La asistencia técnica a los subrecipientes se enfocará en apoyar el desarrollo de los Planes de Resiliencia Comunitaria.

The WCRP Program has capacity for approximately 60 to 100 communities to participate.

El Programa WCRP tiene capacidad para que participen aproximadamente 60 comunidades.

WCRP Program

Programa WCRP

The Whole Community Resilience Planning (WCRP) Program is an initiative of the Puerto Rico Department of Housing, financed with CDBG-DR funds allocated by the United States Department of Housing and Urban Development (HUD). This Program aims to foster recovery planning impulse from and with the community and to develop resilience tools that support these efforts. The Program seeks to provide the resources for the development of comprehensive community resilience plans, whose benefits will allow communities to develop policies, plans, and administrative and management capacities to see to their needs.

El Programa de Planificación Integral para la Resiliencia Comunitaria (WCRP, por sus siglas en inglés) es una iniciativa del Departamento de la Vivienda de Puerto Rico, financiado con fondos CDBG-DR asignados por el U.S Department of Housing and Urban Development (HUD, por sus siglas). Este Programa busca fomentar la planificación para la recuperación impulsadas desde y con la comunidad, así como desarrollar herramientas que apoyen estos esfuerzos. El Programa busca proveer los recursos para desarrollar planes comprensivos de resiliencia comunitaria, cuyos beneficios permitirán que las comunidades desarrollen políticas, planes y capacidades administrativas y de gestión para atender sus necesidades.

The WCRP Program pursues the active and direct participation of communities in the development of Community Resilience Plans (CRPs). The Program will also provide community resilience tools to support long-term recovery planning processes. The Program aims to foster the development of community-driven, recovery planning processes that result in CRPs for engaged communities. It also aims to develop resilience tools that further enhance resilience efforts. Through the planning and tool-building process, communities will collaboratively and effectively determine their unique needs, set long-term and short-term objectives, and identify high priority action items.

El Programa WCRP busca la participación activa y directa de las comunidades en el desarrollo de Planes de Resiliencia Comunitaria (CRP por sus siglas en inglés). El Programa, además, proveerá herramientas para apoyar el desarrollo de los CRP. Mediante los procesos de planificación participativos y el uso de las herramientas, las comunidades determinarán sus necesidades particulares, establecerán objetivos a largo y mediano plazo e identificarán medidas de alta prioridad.

The goals and results for the WCRP Program can be summarized as follows:

  • a. Participation in recovery planning processes promoted from communities, through the community resilience plan; and,
  • b. The development of Resilience Tools to support communities in their resilience efforts such as the Social Capital Maps, the Interactive Vulnerability and Risk Maps, and the community resilience webpage.

El Programa WCRP busca la participación activa y directa de las comunidades en el desarrollo de sus propios planes de resiliencia comunitaria (también conocidos como CRP por sus siglas en inglés). El Programa además proveerá herramientas de resiliencia comunitaria que apoyen procesos de planificación para recuperación a largo plazo. El Plan de Resiliencia Comunitaria​​ se refiere a un plan comprehensivo desarrollado con la comunidad y con la asistencia de un subrecipiente que guiará la implementación de acciones y estrategias de recuperación a corto, mediano y largo plazo que refuercen la resiliencia de su comunidad. Estas acciones y estrategias podrán incluir, pero no se limitan a, políticas, programas y proyectos y podrán incluir o requerir la participación de una o más entidades que faciliten la implementación, como lo sería un municipio.

Community Resilience Plan or CRP refers to a comprehensive plan developed by the community and a subrecipient to guide the implementation of short, medium, and long term recovery strategies and actions to enhance their community’s resilience. These strategies and actions may include, but are not limited to, policies, programs, and projects, and may include or require the participation of one or more entities that can facilitate implementation, such as a municipality or Puerto Rico Government agencies. In cases where they are requested, there will also be planning services providers.

Un Plan de Resiliencia Comunitaria​​ es un plan comprehensivo desarrollado entre la comunidad y un subrecipiente que guiará la implementación de acciones y estrategias de recuperación a corto, mediano y largo plazo que refuercen la resiliencia de su comunidad. Estas estrategias y acciones podrán incluir, políticas, programas y proyectos. Además, podrán incluir o requerir la participación de una o más entidades que faciliten su implementación, como, por ejemplo, el municipio o agencias del Gobierno de Puerto Rico. En aquellos casos que sean solicitados, habrá también proveedores de servicios de planificación disponible.

The data compiled by the Subrecipient will be public, so long as it does not include citizens’ personal information.

Los datos recolectados por el Subrecipiente serán públicos siempre y cuando no incluyan información personal de ciudadanos o que alguna ley declare cierta información confidencial.

NOTICE OF FUNDING AVAILABILITY (NOFA)

Aviso de Disponibilidad de Fondos (NOFA)

The WCRP Program’s Notice of Funding Availability or NOFA is a public document that formally announces a funding opportunity for the Program’s eligible planning activities and describes the parameters for applying to the Program and the award of these funds. The document is available at CDBG-PR.

El NOFA del Programa WCRP es un documento público que formalmente anuncia la oportunidad de conseguir fondos para las actividades elegibles de planificación relacionadas al Programa y que describe los requisitos de solicitud y asignación de fondos del Programa. Este documento ha sido publicado en CDBG-DR.

Applicants or organizations considered eligible are dully incorporated considered as one of the following:


  • Nonprofit organizations which are tax-exempt under section 501 (26 U.S.C. § 501 (a), (c)(3), or (c)(6) under the United States Internal Revenue Code;
  • Nonprofit organizations which are tax-exempt under section 1101.01 of the 2011 Internal Revenue Code, as amended;
  • Community based organizations, as defined in 24 CFR § 570.204; or
  • Municipal governments in Puerto Rico, applying to collaborate with one or more communities in their jurisdiction.

Se consideran elegibles los solicitantes u organizaciones debidamente incorporadas que se identifiquen como una de las siguientes:


  • Organizaciones sin fines de lucro exentas de contribuciones al amparo de la sección 501 (26 U.S.C. § 501 (a), (c)(3) o (c)(6) del Código de Rentas Internas de los Estados Unidos;
  • Organizaciones sin fines de lucro exentas de contribuciones al amparo de la sección 1101.01 del Código de Renta Internas del 2011, según enmendado;
  • Organizaciones de base comunitaria, según definidas en 24 CFR § 570.204; o
  • Gobiernos municipales de Puerto Rico solicitando en nombre de una o más comunidades dentro de su jurisdicción.

High risk communities are defined as groups of people that share a common vulnerability, whether physical, economic, social, cultural, or environmental. These vulnerable social units are often disproportionately affected by disruptions and disasters. A few examples include:


  • Communities with a low socioeconomic level; high concentrations of poverty, lack of basic infrastructure, unacceptable environmental conditions, poor housing status, and high social stressors.
  • Communities that are situated in the floodway or floodplain, landslide areas and other natural hazards
  • Communities that share a special need or disability

Se refiere a un grupo de personas que tienen en común una vulnerabilidad, ya sea física, económica, social, cultural o ambiental. Estas unidades sociales vulnerables frecuentemente se ven desproporcionalmente afectadas por eventos naturales o desastres. Unos cuantos ejemplos incluyen:


  • Comunidades de nivel socioeconómico bajo; comunidades con concentraciones altas de pobreza, falta de infraestructura básica, condiciones ambientales inaceptables, condiciones precarias de vivienda y alto nivel de estresores sociales;
  • Comunidades en zonas inundables y otros peligros naturales; y
  • Comunidades que tienen necesidades particulares o discapacidades.

The main goal of the WCRP Program is to assist communities in the creation of community resilience plans from a planning perspective, recognizing all diversities present in the makeup of a community located in a particular area.


For the Program, community is a social unit that shares a sense of identity and experiences, or that shares a location within an area in a municipality (town, barrio, local community, or sector). However, the breadth of the concept of community includes communities whose location and composition goes beyond political and physical communities as well as communities located within other communities. For this reason, each applicant may propose a way of collaborating with a community for the creation of the community resilience plan, be it a community within a certain area or a community that goes beyond location, and the Evaluating Committee will assist each proposal meets the requirements established in the NOFA.

La meta principal del Programa WCRP es asistir a las comunidades en la creación de Planes de Resiliencia desde la perspectiva de la planificación, reconociendo las diversidades presentes en la composición de una comunidad primordialmente localizada en un área particular.


Para efectos del Programa, comunidad se refiere a una unidad social que comparte un sentido de identidad y experiencias comunes, o que comparte un lugar ubicado en un área geográfica dentro de un municipio (p. ej., pueblo, barrio, comunidad local o sector). Sin embargo, la amplitud en la definición de comunidad reconoce comunidades cuya localización y composición se extiende más allá de límites políticos y físicos y comunidades que a su vez se localizan dentro de otras comunidades. Por esta razón, cada solicitante podrá proponer una manera de colaborar con una comunidad para la creación de un Plan de Resiliencia Comunitaria​​, sea bien una comunidad localizada en una misma área física o una comunidad unida por características que van más allá de la localización, y el Comité Evaluador atenderá cada propuesta según cumpla con los requisitos establecidos en el NOFA.

The NOFA is available atCDBG NOFA. The deadline to respond to the NOFA is November 15, 2021.

El NOFA está disponible en CDBG NOFA. La fecha límite para responder al NOFA fue el 15 de noviembre de 2021.

To apply for the Program, eligible applicants may visit the web page CDBG NOFA APPLICATION and fill out the online application, following the instructions provided at NOFA Instructions on or before November 15, 2021.

Para solicitar al Programa, los solicitantes elegibles visitaron la página web CDBG NOFA APPLICATION y completaron la solicitud en línea, siguiendo las instrucciones provistas en dicho portal en o antes del 15 de noviembre de 2021

The Endorsement Letter shows the community’s desire to work with the applicant in the WCRP Program. The purpose of the Letter is to show the Puerto Rico Department of Housing that the applicant has a relationship with the community and that the community wants to work with the applicant in the development of a community resilience plan. Even though Endorsement Letters are not an obligatory requirement for the application, they are required to sign the Subrecipient Agreement with the WCRP Program. You can find a model for the Endorsement Letter at Endorsement Letter Sample.

La Carta de Endoso muestra el deseo de la comunidad de trabajar con el Solicitante en el Programa WCRP. El propósito de la Carta es mostrarle al Departamento de la Vivienda de Puerto Rico que el Solicitante tiene una relación con la comunidad y que la comunidad desea trabajar con el Solicitante para desarrollar un Plan de Resiliencia Comunitaria​​. A pesar de que la(s) Carta(s) de Endoso Comunitario no es un requisito obligatorio para la solicitud, si es requerido para firmar el acuerdo de subrecipiente con el Programa WCRP. Puede encontrar un modelo de la Carta de Endoso en Ejemplo Carta de Endoso.

Community Endorsement Letters can be obtained two ways, depending on how the community is organized. If the Community is represented by a committee or board, the endorsement should come from the committee or board and the registry in the Puerto Rico State Department will be used as a validation method. If the community is not represented or organized, there should be a duly convened community meeting to obtain the endorsement. Validation methods include evidence of the announcement, sign in sheet, and meeting minutes.

La Carta de Endoso puede ser obtenida de dos maneras, dependiendo de cómo está organizada la comunidad. Si la comunidad está representada por un comité o junta registrada en el Departamento de Estado de Puerto Rico, el endoso debe provenir de dicho comité o junta y se utilizará el registro del Departamento de Estado como método de validación. Si la comunidad no está representada u organizada, se deberá celebrar una reunión comunitaria debidamente convocada para obtener el endoso. Los métodos de validación incluyen la evidencia de la convocatoria, las hojas de registro y las minutas.

Throughout the planning process, communities and subrecipients will carry out an analysis of vulnerabilities and risks in the community. The community resilience plan will identify how these vulnerabilities and risks will be reduced so that communities can resist current and future impacts or threats. For example, Subrecipients and communities can analyze how they will be affected by climate change and identify what actions they can carry out to minimize their impact on the community and its residents.

Durante el proceso de planificación, las comunidades y los subrecipientes harán un análisis de vulnerabilidad y riesgos de la comunidad. El Plan de Resiliencia Comunitaria​​​ identificará cómo se reducirán esas vulnerabilidades y riesgos para que las comunidades puedan resistir impactos o amenazas actuales y futuras. Por ejemplo, los subrecipientes y las comunidades podrán analizar cómo se afectarán por el cambio climático e identificar las acciones que podrían realizar para minimizar su impacto en la comunidad y sus residentes.

As part of the NOFA process, a Pre-Application Conference was held to provide participants with a better understanding of the WCRP Program, the community planning process, and the opportunity to ask questions about financing and budget. You can see the recording of the Pre-Application Conference at https://youtu.be/Z1feIJ4113Q.

Como parte del proceso del NOFA se realizó una Conferencia Presolicitud con el propósito de que los participantes adquirieran un mejor conocimiento del Programa WCRP, el proceso de planificación comunitaria para la resiliencia y tuvieran la oportunidad de hacer preguntas sobre financiamiento y presupuestos. Puede ver la grabación de la Conferencia de Presolicitud en: https://youtu.be/Z1feIJ4113Q.

Eligible selected applicants will receive an initial award of up to two hundred thousand dollars ($200,000) per community they work with for eligible planning activities. Each applicant may apply for funds to work with multiple communities, as limited by their organizational and fiscal capacity. Additional funding of up to three hundred thousand dollars ($300,000) may be approved for specialty studies or planning services, per community, to be provided by a professional services vendor. There is no minimum award, however, the maximum award amount will not exceed five hundred thousand dollars ($500,000), including the initial award plus any additional funding approved for specialty studies or planning services.

Los solicitantes elegibles seleccionados recibirán una subvención de hasta doscientos mil dólares ($200,000) por cada comunidad con la que trabajen. Cada solicitante podrá solicitar fondos para trabajar con varias comunidades, según permita su capacidad organizacional y fiscal. Se podrán aprobar fondos adicionales para cubrir estudios especializados o servicios de planificación para cada comunidad, a ser brindados por un proveedor de servicios. No hay cantidad mínima, sin embargo, la cantidad máxima a ser concedida no excederá quinientos mil dólares ($500,000) por comunidad, incluyendo la subvención inicial y cualquier financiamiento adicional para estudios o servicios.

As part of the planning process, communities and Subrecipients will identify vulnerabilities and risks. If, as part of the analysis, they identify a need for additional studies or planning services, they will apply for additional funds with the Puerto Rico Department of Housing. The Puerto Rico Department of Housing will have service providers for specific studies which will be assigned to communities depending on the community’s needs.

Como parte del proceso de planificación, las comunidades y los Subrecipientes identificarán vulnerabilidades y riesgos. Si, como parte de ese análisis, se identifica la necesidad de estudios adicionales o servicios de planificación, deberán hacerle una solicitud al Departamento de la Vivienda. El Departamento de la Vivienda tendrá proveedores de servicios para estudios específicos que serán asignados a las comunidades según la necesidad presentada.

Subrecipients can work with several communities in the development of Community Resilience Plans. Awards will be granted in accordance with the number of communities, organizational capacity, and their experience in the six (6) focus areas: economic development, health, education, environment, health, housing, and infrastructure. Applicants must indicate the number of communities they reasonably expect to work with, considering their organizational capacity, the length of the contract with PRDOH, and the length of time provided for developing each community resilience plan.

Los subrecipientes podrán trabajar con varias comunidades en el desarrollo de Planes de Resiliencia Comunitaria. Las asignaciones de fondos se otorgarán según la cantidad de comunidades, su capacidad organizacional para trabajar con las comunidades y su experiencia en las seis (6) áreas de enfoque: desarrollo económico, educación, medio ambiente, salud, vivienda e infraestructura. Los solicitantes deben indicar la cantidad de comunidades con las que razonablemente esperan trabajar, en función de su personal (actual y proyectado) y su capacidad organizacional, duración del contrato del solicitante con Vivienda y el período de tiempo para elaborar cada Plan de Resiliencia Comunitaria​​​.

The community and Subrecipient can agree to work on one, some, or all the focus areas in the community resilience plan.

La comunidad y el subrecipiente pueden ponerse de acuerdo para atender una, algunas o todas las áreas de enfoque (desarrollo económico, educación, infraestructura, medio ambiente, salud y vivienda.) en el Plan de Resiliencia Comunitaria​​​.

The funds provided through the WCRP Program cannot be used for the implementation of the final plans. However, the community resilience plan will identify possible sources of funds to implement the proposed initiatives. Depending on the implementation needs, CDBG-DR and CDBG-MIT funds may be appropriate. Consult the action plans for the CDBG-DR and CDBG-MIT Programs to see what Programs align with the action proposed and its requirements.

Los fondos que estarán disponibles mediante el Programa WCRP no podrán utilizarse para la implementación de los planes finales. Sin embargo, el Plan de Resiliencia Comunitaria​​​ identificará posibles fuentes de fondos para implementar las iniciativas propuestas. Dependiendo de las necesidades de implementación, los fondos CDBG-DR y CDBG-MIT podrían ser apropiados. Puede consultar los planes de acción de los Programas CDBG-DR y CDBG-MIT para ver qué programas están alineados con la acción propuesta y sus requisitos.

Subrecipients will be able to participate in orientation workshops for grant management processes, including invoicing, compliance in purchasing or subcontracting processes, documentation, and reporting, among others. These workshops will be announced after signing the subrecipient agreements.

Los subrecipientes podrán participar de talleres de orientación sobre los procesos de manejo de subvenciones incluyendo: facturación, cumplimiento en procesos de compras o subcontratación, documentación y proceso de someter informes, entre otras. Los mismos serán anunciados luego de firmar el acuerdo de subrecipiente.

Municipalities only need the Hacienda certification that demonstrates that they are up to date with the State. The rest of the certifications are required for nonprofit organizations and are not required for municipalities.

Los municipios solo necesitan certificación de Hacienda de que se encuentra al día con el Estado. Las demás certificaciones son requisitos para las organizaciones sin fines de lucro y no son requisito para los municipios.

The Puerto Rico Department of Housing wants to know the organizational capacity for the management of grants, including experience managing federal funds. However, experience managing federal funding is not an obligatory requirement. The Puerto Rico Department of Housing recognizes that there are entities that haven’t received federal funding over 750k in one year and have therefore not been audited by the agency. However, we recommend that you present evidence of internal audits and any other information on grant management, including reports.

El Departamento de la Vivienda busca conocer la capacidad organizacional para el manejo de subvenciones comenzando por su experiencia con el manejo de fondos federales. No obstante, no es un requisito obligatorio haber manejado fondos federales. El Departamento de la Vivienda reconoce que hay entidades que no han recibido fondos federales por encima de 750k en un año y que por tanto no han sido auditados por la agencia. Sin embargo, recomendamos presentar evidencia de auditorías internas y cualquier otra información sobre manejo de subvenciones, ya sean reportes o informes.

Yes. An organization may join its capacity with other eligible entities and submit a joint proposal where both entities will be considered Subrecipients. This is an option for organizations with knowledge in planning or community participation that might not have the financial or administrative capacity. It is essential that the proposed organizational chart show how this collaboration will be managed, so that it is clear what functions or roles the personnel for each entity will take up. Both entities must provide the information required in their proposal to be considered subrecipients and can have their invoices paid. We recommend that organizations develop a joint proposal and submit a single application for both entities. If, for some reason, it is not possible to work a single proposal, it should be clear in the separate proposals that you intend to collaborate with another entity.

Una organización puede unir sus capacidades con otras entidades elegibles y presentar una propuesta en conjunto donde ambas entidades serán consideradas subrecipientes. Esta es una opción para organizaciones con conocimiento en planificación o participación comunitaria que no necesariamente tienen la capacidad financiera o administrativa.  Es crucial que el organigrama propuesto presente cómo van a manejar esta colaboración, para que quede claro qué funciones o roles asumirá el personal de cada entidad. Ambas entidades tienen que proveer la información requerida en la propuesta para ser considerada subrecipiente y poder cobrar sus facturas. Recomendamos trabajar una propuesta en conjunto y someter una solicitud para ambas entidades. Si por alguna razón se les dificulta trabajar una sola propuesta, debe quedar claro en las propuestas separadas, que están presentando en colaboración con la otra entidad.

Yes. Depending on the approximate cost of the contract, the entity will have to follow the correct federal purchasing process. These are the Micro Purchase (up to $10,000) or Small Purchase (between $10,000 and $250,000), depending on the case. It is important to include the positions or functions you expect to contract for in your proposed organizational chart and where and how the contract will take place. The only limitation is that you will not be able to subcontract services for which the applicant entity is receiving the grant. If the entity submitted a proposal to carry out certain activities, it cannot then subcontract a firm to carry out the tasks it agreed upon in its contract with the Puerto Rico Department of Housing.

Sí. Según el costo aproximado del contrato, deberá cumplir con el proceso de compra federal adecuado. Estos son el proceso de Micro Compras (Micro Purchase hasta $10,000) o Compras Pequeñas (Small Purchase entre $10,000 y $250,000), según el caso. Es importante que incluya las posiciones o funciones que proyecta subcontratar en su organigrama propuesto y cuándo y cómo se realizará la contratación. La única limitación es que no podrá subcontratar servicios para los cuales la entidad solicitante está recibiendo la subvención. Si la entidad sometió una propuesta para llevar a cabo ciertas actividades, no puede subcontratar una firma para que realice las tareas que acordó en su contrato con el Departamento de la Vivienda.

In the proposed organizational chart provided in the application to the Program, the university can include students as personnel whose functions are tied to a course (and its credits) or a work-study program (e.g. research assistants), in which case they would not be considered contractors but rather university employees and will not have to go through the federal contracting process. If the students cannot be included as employees and you would like to include them as contractors, you must follow the contracting process under 2 CFR 200.

En el organigrama propuesto en su solicitud al Programa, la universidad puede presentar a los estudiantes como personal cuyas funciones están atadas a un curso (con sus créditos) o un programa de estudio y trabajo (ej. asistentes de investigación), por lo que no se considerarían contratistas sino empleados de la universidad y no tendrían que pasar por el proceso de contratación federal. Si los estudiantes no pueden ser presentados como empleados y desean contratarlos por servicios profesionales, tienen que cumplir con los procesos de contratación bajo el 2 CFR 200.

You can see information on policy and tools for the Puerto Rico Department of Housing to comply with Section 3 at Section 3. You can see information on the MWBE Certification at MWBE Certification.

Puede ver información sobre la política y las herramientas del Departamento de la Vivienda disponibles para cumplir con la participación de la Sección 3. Puede ver información sobre la certificación de Empresas de Mujeres en Certificación de Empresas de Mujeres.

RESILIENCE TOOLS

HERRAMIENTAS DE RESILIENCIA

The Program features the following tools: Social Capital Maps, Interactive Vulnerability and Risk Maps and a Resilience Webpage which will contain educational modules and materials. As part of the development of support tools for communities, to foster resilience development efforts, FPR has the input of experts and leaders in the fields of community planning, data analysis and outreach in all six focus areas.

El Programa cuenta con las siguientes herramientas principales: Mapas de Activos de Capital Social, Mapas Interactivos de Vulnerabilidad y Riesgo, y una Página Web de Resiliencia Comunitaria que contendrá módulos y materiales educativos. Como parte del desarrollo de las herramientas de apoyo a las comunidades para fomentar los trabajos de desarrollo de resiliencia, FPR cuenta con el insumo de expertos y líderes en los campos de planificación comunitaria, análisis de datos y alcance comunitario en las seis áreas de enfoque.

The Social Capital Maps tool includes information on existing assets and resources that may support or assist in community plan development, as the user will be able to identify such assets and resources close by or that address issues of interest or concern to the community. Among the information included in the SCM tool, one can find facilities that provide health or medical services, educational institutions (such as Head Start centers and public schools), security and safety resources (police and fire stations, courthouses, and emergency shelters), non-profit organizations, Special Communities, community aqueducts, and municipal services and information, among others. The information included in the tool will enable communities in informed decisions regarding social capital assets and resources, including creation of strategic partnerships with key stakeholders and areas of opportunities and collaboration within their planning process. You can access the SCM at Social Capital Maps.

La herramienta de los Mapas de Activos de Capital Social incluye información sobre activos existentes y recursos que podrían apoyar o asistir a una comunidad en el desarrollo de planes. Mediante el uso de los mapas, el usuario podrá identificar tales activos y recursos cerca de su área o que atiendan los asuntos de interés de la comunidad. Dentro de la información representada se encuentran facilidades que proveen servicios de salud o medicina (como centros de Head Start y escuelas públicas), recursos de seguridad (policía y estaciones de bomberos, tribunales y albergues de emergencia), organizaciones sin fines de lucro, Comunidades Especiales, acueductos comunitarios y servicios municipales, entre otros. La información que se incluye en la herramienta permitirá que las comunidades tomen decisiones informadas en cuanto a sus activos de capital social y los recursos aledaños. Esto incluye la creación de alianzas con actores clave y áreas para oportunidades y colaboraciones dentro de su proceso de planificación. Puede ver los Mapas de Activos de Capital Social.

The Interactive Vulnerability and Risk Maps tool presents a variety of thematic maps that promote knowledge or understanding of current conditions or variables, also known as indicators, within six core areas: economic development, education, environment, infrastructure, health, and housing. The tool includes statistical and spatial analyses which, in addition to providing a more localized context, serve as a guide and example for plan development.

La herramienta de Mapas Interactivos de Vulnerabilidad y Riesgo presentan una variedad de mapas temáticos que promueven el conocimiento o comprensión de condiciones o variables actuales, también conocidos como indicadores, dentro de seis áreas de enfoque: desarrollo económico, educación, medio ambiente, infraestructura, salud y vivienda. Esta herramienta incluye análisis estadísticos y espaciales que, además de proveer un contexto local, sirve de guía y apoyo para el desarrollo de planes.

OUTREACH

ALCANCE COMUNITARIO

Yes, the Puerto Rico Department of Housing and Foundation for Puerto Rico will provide technical assistance, workshops, and general support during the planning process. The technical assistance process also aims to increase community participation. The goa is to create strong plans and an agile process.

Sí, el Departamento de la Vivienda y Foundation for Puerto Rico proveerán asistencia técnica, talleres y apoyo general durante el proceso de planificación. El proceso de asistencia técnica también busca incrementar la participación comunitaria. La meta es crear planes más fuertes y un proceso ágil.

You can find additional information at Whole Community Resilience Program PR or reach out to WCRP@foundationpr.org. For questions related to the NOFA or any other WCRP Program related matter, reach out to wcrp@vivienda.pr.gov.

Puede encontrar más información en la página web WCRP PR o escribirle a WCRP@foundationpr.org. Para preguntas relacionadas al NOFA o cualquier otro asunto del Programa WCRP, puede escribir a wcrp@vivienda.pr.gov.

Applicants selected to the WCRP Program will have to provide an Endorsement Letter that certifies the community’s desire to work with the applicant. Additionally, subrecipients must sign a formal agreement with communities with which they will work before developing the Community Resilience Plans. Lastly, throughout the WCRP Program planning process the applicant will have to evidence the community’s support through the processes identified in the Planning Framework.

Los solicitantes seleccionados al Programa WCRP deberán entregar una Carta de Endoso que certifique la voluntad de la comunidad de trabajar con el solicitante. Además, los subrecipientes deberán firmar un acuerdo formal con la(s) comunidad(es) con la cual van a trabajar antes del comienzo de la etapa de desarrollo de sus Planes de Resiliencia Comunitaria. Finalmente, a lo largo del proceso de planificación del Programa WCRP, el solicitante deberá hacer constar el aval de la comunidad mediante los procesos identificados en el Marco de Planificación.

The Puerto Rico Department of Housing and FPR carried out extensive outreach efforts throughout Puerto Rico after the NOFA was published. These efforts allowed both entities to provide information on the application process and the available tools, among other topics. Recordings of some of the orientation events are available at: Facebook.com/WCRPPuertoRico.

El Departamento de la Vivienda y FPR realizaron esfuerzos extensos de alcance comunitario en todo Puerto Rico luego de publicado el NOFA. Los esfuerzos permitieron que ambas entidades proveyeran información sobre el proceso de solicitud, información y herramientas disponibles y equipos de herramientas, entre otros temas. Puede ver las grabaciones de algunos de los eventos de orientación en: Facebook.com/WCRPPuertoRico.

If you have any questions or want to coordinate a call with a WCRP Program team member at Foundation for Puerto Rico, write us at WCRP@foundationpr.org

Si tiene alguna duda o si desea coordinar una llamada con un miembro del equipo del Programa WCRP de Foundation for Puerto Rico, puede escribirnos al WCRP@foundationpr.org

PLANNING

PLANIFICACIÓN

A plan is a document that also works as an instrument, produced by a planning process, aimed at achieving an objective. For example, there are strategic plans, comprehensive plans, zoning and land use plans, comprehensive development plans, among others, that help establish a route toward achieving a vision, a goal and short, medium, and long term objectives. It is considered a best practice that these documents align with laws, public policies, codes, rules, and other important sources. Ordinarily, plans state which areas are covered. However, some plans may cover several areas.

Un plan es un documento que sirve como instrumento orientado hacia un objetivo, y que es producto de un proceso de planificación. Por ejemplo, existen planes estratégicos, planes comprensivos, planes de ordenamiento y uso territorial, planes de desarrollo integral, entre otros que establecen una ruta para lograr una visión, metas y objetivos a corto, mediano y largo plazo. En buena práctica, estos documentos se alinean con otros planes, leyes, políticas públicas, códigos, reglamentos, y/u otros cuerpos relevantes. Típicamente establecen unas áreas de cobertura, y muchas veces existen varios planes que inciden en un solo lugar.

A Community Resilience Plan is the main product of the WCRP Program and refers to a comprehensive plan developed by the community with the assistance of a subrecipient that will guide the implementation of recovery actions and strategies for recover in the short, medium, and long term that strengthen community resilience.

El Plan de Resiliencia Comunitaria​​​ es el producto principal del Programa WCRP y se refiere a un plan comprehensivo desarrollado por la comunidad con la asistencia de un subrecipiente que guiará la implementación de acciones y estrategias de recuperación a corto, mediano y largo plazo que refuercen la resiliencia de su comunidad.

The objective of the Plan is to capture the results of a planning process that is oriented towards resilience and establish a route for the future implementation of the resilience actions prioritized by the community. This Plan will be a document that informs, educates, and proposes strategies that strengthen community resilience in accordance with the vulnerabilities identified by the community.

El objetivo del plan es plasmar los resultados del proceso de planificación orientado hacia la resiliencia. Dicho proceso comienza con un análisis de vulnerabilidades y riesgos en la comunidad para entonces identificar acciones para reducirlos. De ahí, se establecerá una ruta para la futura implementación de las acciones de resiliencia priorizadas por la comunidad. Este Plan resultará en un documento que informe, eduque y proponga acciones que fortalezcan la resiliencia comunitaria de acuerdo con las vulnerabilidades identificadas por la propia comunidad.

A planning process includes the steps taken to develop a plan that will guide future strategies and activities. In participatory planning processes, communities engage in a process, frequently supported by experts in different fields, to diagnose and establish paths toward addressing the problems they identified. For the WCRP Program specifically, the planning process is outlined in the PLANNING FRAMEWORK AND MILESTONE IMPLEMENTATION GUIDE. These documents establish the necessary steps, through a participatory planning process, for the development of a Community Resilience Plan.

Un proceso de planificación son los pasos que se toman para desarrollar un plan que guiará futuras acciones y/o actividades. En los procesos de planificación participativa, las comunidades entran en un proceso, muchas veces apoyadas y/o facilitadas por peritos en diferentes áreas, para realizar diagnósticos y estableces rutas para atender los problemas identificados. En el caso del Programa WCRP, el proceso de planificación está delineado en La Guía de Implementación del Marco y los Logros de Planificación. Estos documentos establecen los pasos necesarios, a través de un proceso de planificación comunitaria participativo para desarrollar un Plan de Resiliencia Comunitaria​​​.

The WCRP Program aims to create recovery solutions for communities affected by hurricanes Irma and María that will strengthen their capacity to respond to impacts as well as their resilience. Puerto Rico’s reconstruction after the impact of hurricanes Irma and María will require innovative strategies for the short, medium, and long term that will strengthen community resilience. In doing so, we will ensure that recovery solutions will incorporate comprehensive, inclusive, and transformative strategies as we face future challenges and climate change.

El Programa WCRP busca crear soluciones de recuperación para comunidades afectadas por los huracanes Irma y María, en miras a fortalecer sus capacidades de respuesta y su resiliencia. La reconstrucción de Puerto Rico tras el impacto de los huracanes Irma y María requerirá de estrategias innovadoras a corto, mediano y largo plazo que fortalezcan la resiliencia comunitaria. De esta manera, podremos asegurar que las soluciones de recuperación incorporen estrategias de adaptación integrales, inclusivas y transformadoras de cara a los retos del futuro y el cambio climático.

The Pre-planning process includes the development of a Community Profile for the analysis and consideration of the Puerto Rico Department of Housing. The Community Profile must include the name, map of the community, total population, and a general description of the community that includes perceived or known vulnerabilities and risks. This time also works to establish the bases for collaboration between subrecipient and community that will be formalized with the execution of a Community Agreement where the intention to collaborate and the functions and responsibilities of each party is established. Subrecipients can invoice for eligible activities during this process. The Pre-planning process will end with a Notice to Proceed with Planning Activities which will be notified when the Puerto Rico Department of Housing will approve the documents produced at this stage.

El proceso de preplanificación incluye el desarrollo del Perfil de la Comunidad para análisis y consideración del Departamento de la Vivienda. El Perfil de la Comunidad debe incluir nombre, mapa de la comunidad, la población total y una descripción general de la comunidad que incluya vulnerabilidades y riesgos percibidos o conocidos. Este tiempo también sirve para sentar las bases para la colaboración entre el subrecipiente y la comunidad que se formalizará mediante la firma del Acuerdo con la Comunidad colaboración donde se establecerá la intención de colaboración y las funciones y responsabilidades de cada cual. Los subrecipientes podrán facturar por las actividades elegibles incurridas durante este proceso. El proceso de preplanificación culminará con un Aviso para Proceder con las Actividades de Planificación el cual será notificado cuando el Departamento de la Vivienda apruebe los documentos producidos en esta etapa.

The Planning Framework (or “Framework”) is the document that explains the steps and methods to be followed throughout the four (4) phases of the development of the Community Resilience Plan.

El Marco de Planificación (o “Marco”) es el documento que explica los pasos y métodos a seguir a través de cuatro (4) fases para desarrollar el Plan de Resiliencia Comunitaria​​​.

The WCRP Program has a Planning team that lead the development of the Framework. The team referenced plans, programs and best practices based on resilience, adaptation to climate change and bottom-up community participation processes rooted in the Puerto Rican context. The Framework provides a methodology that prioritizes a planning process centered on community assets as a route toward strengthening community resilience.

El Programa WCRP cuenta con un equipo de planificación que estuvo encargado de la elaboración del Marco. El equipo tomó como referencia algunos planes, programas y buenas prácticas basadas en la resiliencia, la adaptación al cambio climático y procesos de participación comunitaria de abajo hacia arriba arraigados en el contexto puertorriqueño. El Marco provee una metodología que prioriza un proceso de planificación centrado en los activos comunitarios como ruta para fortalecer la resiliencia comunitaria.

Throughout the Program’s application process, applicants will use the Framework to inform on the development of their proposals. During the Program’s planning process, subrecipients will follow the four (4) planning phases, as established in the Framework, to create Community Resilience Plans and identify recovery solutions for future impacts.

Durante los procesos de planificación del Programa, los subrecipientes seguirán las cuatro (4) fases de planificación, según establecidas en el Marco, para realizar los Planes de Resiliencia Comunitaria e identificar soluciones de recuperación que fortalezcan la capacidad de respuesta de la comunidad y su resiliencia hacia futuros impactos.

The Planning Milestones (or “Milestones”) support all phases established in the Planning Framework. The eight (8) Milestones, which are also included in the Notice of Funding Availability (or “NOFA”), establish the basics of compliance, and means of monitoring for WCRP Program subrecipients throughout the planning process and the development of Community Resilience Plans. You can see the Planning Framework and Milestone Implementation Guide at: https://cdbg-dr.pr.gov/wp-content/uploads/2021/09/PLN_WCRP_Guide_Planning-Framework-and-Milestone_EN.pdf.

Los Logros del Proceso de Planificación (o “Logros”) apoyan las fases establecidas en el Marco de Planificación. Los ocho (8) Logros, también incluidos en el Aviso de Disponibilidad de Fondos (NOFA, por sus siglas en inglés), establecen un andamiaje de cumplimiento y validación para los subrecipientes del Programa WCRP, a lo largo del proceso de planificación y desarrollo de los Planes de Resiliencia Comunitaria. Dicha información puede ser consultada en La Guía de Implementación del Marco y los Logros de Planificación.

For the time being, the Program phases will be carried out as follows:

  • a. Pre-planning phase: 2 weeks – 2 months
  • b. Planning and Community Resilience Plan development process: 9 months – 1 year
  • c. If additional studies or planning time are needed: up to 6 months

Se prevé que las fases del Programa se realizarán de la siguiente manera:

  • a. Etapa de preplanificación: 2 semanas – 2 meses
  • b. Proceso de planificación y desarrollo del Plan de Resiliencia Comunitaria​​​: 9 meses – 1 año
  • c. De necesitar estudios o tiempo de planificación adicional: hasta 6 meses

The Planning Framework for Community Resilience is a preestablished model created by the WCRP Program to assist in publishing drafts of the Plans and help finalize them. This template will help achieve consistency throughout all the plans and to have a more agile final publication. Throughout the Program application process, applicants may use the Template to create the Community Resilience Plan document. Throughout the planning process, the Template will be a tool to aid in the development and publishing of their Plans.

La Plantilla para el Plan de Resiliencia Comunitaria (CRP) es un modelo preestablecido por el Programa para facilitar la publicación de los borradores de los planes y sus productos finales. Esta plantilla ayudará a lograr consistencia a través de todos los planes y a agilizar su compaginación. Durante el proceso de solicitud del Programa, los solicitantes podrán utilizar la Plantilla para la creación del Plan de Resiliencia Comunitaria​​​ como documento. Luego, en el proceso de planificación, la plantilla servirá como herramienta para agilizar el desarrollo y publicación de los planes.

The resilience actions and strategies to be presented in the Community Resilience Plan may align with one or more of the five core focus areas, such as:

  • Economic Development; examples include:
    • Increasing job attraction and retention
    • Initiatives that support local businesses growth
  • Education; examples include:
    • Training opportunities for workforce development
    • Collaborating with higher level education institutions to support local after school and adult education programs
  • Environment; examples include:
    • Permeable paving on select paved surfaces to reduce runoff and floods
    • Reforestation or afforestation programs
  • Health; examples include:
    • Improvement of accessibility to hospitals and clinics
    • Increasing access and affordability to healthy and nutritious food
  • Housing; examples include:
    • Creation of different affordable housing opportunities.
    • Providing strategic solutions to deal with property deed issues.
  • Infrastructure; examples include:
    • Improving the accessibility and capacity of the roads network
    • Improving of multi-modal options for transportation and mobility (pedestrian, bicycle, car, bus, train, etc.)

Las acciones y estrategias de resiliencia a presentar dentro del Plan de Resiliencia Comunitaria​​​ pueden estar alineadas con una o más de las seis áreas de enfoque:

  • Desarrollo económico; por ejemplo: 
    • Incrementar atractividad y retención de trabajos
    • Iniciativas que apoyen el crecimiento de negocios locales
  • Educación; por ejemplo: 
    • Oportunidades de capacitación para el desarrollo de la fuerza laboral.
    • Colaboración con instituciones de educación superior para ofrecer programas extracurriculares y educación para adultos
  • Medio ambiente; por ejemplo: 
    • Pavimentación permeable en áreas específicas para reducir la escorrentía y las inundaciones
    • Programas de reforestación
  • Salud; por ejemplo:
    • Mejorar el acceso a hospitales y clínicas
    • Incrementar el acceso y asequibilidad a comida saludable y nutritiva
  • Vivienda; por ejemplo: 
    • La creación de oportunidades para vivienda asequible
    • Proveer soluciones estratégicas para atender la titularidad
  • Infraestructura; por ejemplo: 
    • Mejorar el acceso y la capacidad de las calles
    • Mejorar las opciones multi modo para la transportación y movilidad (peatón, bicicleta, carro, autobús, tren, etc.)