Una vez un Subrecipiente ejecuta un Acuerdo de Subrecipiente y comienza a implementar las actividades del programa, es importante mantener un registro adecuado de las transacciones financieras a lo largo de la vida del contrato. Esto incluye establecer y aplicar políticas financieras y controles internos sólidos para supervisar las nóminas, adquisiciones, los desembolsos, servicios profesionales, contratistas y otras actividades financieras aprobadas como parte del acuerdo.
Los controles internos incluyen:
Políticas Sólidas
• Políticas del personal • Políticas financieras • Políticas de los procesos de adquisición
Llevar a cabo auditorías Internas
Sistema de contabilidad
FACTURACIÓN
Los Subrecipientes deeben presentar facturas mensuales para recibir reembolsos de los gastos relacionados con el programa.
PROCESO DE FACTURACIÓN
El proceso de facturación puede ser uno prolongado. Vivienda recomienda enfáticamente a las entidades que presenten sus facturas mensualmente para evitar retrasos significativos.
VENDOR CAFE®
Los Subrecipientes deben registrarse en la aplicación Vendor Café para evitar retrasos innecesarios. Vendor Café es la plataforma a través de la cual los Subrecipientes deben cargar documentos, someter y monitorear sus facturas.
CÓMO REGISTRARSE
Su perfil de Vendor Cafe debe ser completado y aprobado por el Programa CDBG-DR.
Este perfil incluye:
Información del Proveedor:
Revisar y completar los detalles de la información del proveedor. Incluye información general, tipo de servicio, información de EFT y la W9 electrónica.
Contactos:
Incluya los nombres de las personas que tendrán acceso a Vendor Café.
Configuración EFT:
La información del EFT tal y como se incluye en el formulario B o una carta del banco.
Documentos:
Vendor Café requerirá tres (3) formularios que deben adjuntarse a esta sección.
Solicitud de nuevo proveedor (Formulario A)
Información importante en el Formulario A:
• Información de la persona contacto
• Número ID Fiscal
• Número UIN (antiguo) DUNS
Formulario de autorización de EFT (Formulario B)
Información importante en el Formulario B:
• Nombre de la entidad en el primer espacio en blanco
• Información de la cuenta, incluyendo el número ruta y tránsito
• Información de contacto de las personas a las que se puede notificar para atender situaciones sobre la cuenta o de pagos
• Nombre (en letra de molde), cargo que ocupa, firma y fecha en la parte inferior del formulario.
Formulario de firma autorizada (Formulario C)
Información importante en el Formulario C:
• Marque el encasillado correspondiente para identificar el formulario
• Nombre (en letra de molde), cargo que ocupa, y correo electrónico y marque el encasillado con el rol para cada persona incluida en el formulario
• Nombre (en letra de molde), cargo que ocupa, firma y fecha en la parte inferior del formulario.
Anejos del Formulario C:
Las entidades pueden incluir, junto con el formulario C, la carta Negativa de Hacienda.
REQUISITOS ADICIONALES:
• Subir un cheque cancelado o una carta bancaria para validar la información del Formulario B.
• Cargar los certificados de seguro y de fianza actuales según requeridos por Vivienda.
Presentación Instructiva:
Para una guía paso a paso de la configuración de Vendor Café, vea esta presentación:
Subrecipient, contractor
and Suppliers Video
PAQUETE DE FACTURA
Los paquetes de facturas se contextúan de acuerdo a los Subrecipientes, los requisitos del Programa y el contrato. Los Subrecipientes deberán preparar sus facturas de acuerdo con las instrucciones establecidas por Vivienda.
Documentos de la factura (paquete de facturas) que se deben cargar incluyen:
Pruebas de pagos o certificaciones:
Documentos que apoyan el trabajo realizado, como por ejemplo
HOJAS DE TIEMPO TRABAJADO
CONTRATOS
FACTURAS DE LOS CONTRATISTAS Y EVIDENCIAS DEL TRABAJO
Informe mensual aprobado
DOCUMENTOS DE APOYO A LAS FACTURAS
Hojas de Tiempo Trabajado
Los Subrecipientes deberán proporcionar una hoja de tiempo que demuestre las horas trabajadas en la actividad relacionada con CDBG-DR. Deben incluir el nombre del personal, la posición que ocupa, la fecha, la descripción del trabajo realizado, las horas, el total de horas, la firma del empleado y la firma del empleador. El Subrecipiente debe certificar o incluir pruebas de que el trabajo realizado ha sido prestado y pagado.
Los subrecipientes podrán utilizar su propia plantilla de hoja de tiempo o descargar la siguiente plantilla para reportar las hojas de tiempo trabajado.
Como hacer- Hojas de Tiempo Trabajado
Recomendaciones:
• Use fracciones de hora
(.25 = 15 minutos; .5 = 30 minutos, etc.)
• Fraccione las horas según las actividades
• Incluya una descripción detallada de las tareas
• Muestre el valor del trabajo
Errores comunes
• Descripciones vagas
• Las tareas no reflejan la cantidad de tiempo invertido
• Múltiples actividades o tareas en una sola entrada
• Tiempo expresado en minutos
INFORMES DE PROGRESO
Los informes de progreso se completan, revisan y aprueban a través del Portal de Cumplimiento de Subvenciones (GCP, por sus siglas en inglés). El GCP es la herramienta creada para que los Subrecipientes cumplan con los requisitos de presentación de informes. En el GCP, se supervisará la información relativa a las Actividades Clave y los Resultados, los cambios en el calendario, los equipos, las adquisiciones y otras transacciones que impliquen fondos de la subvención. Una vez aprobado el informe, el Subrecipiente puede descargarlo e incluirlo en el paquete de facturas.
